Как мы автоматизировали рутину менеджеров TooMany Gifts и освободили им 4 часа работы в день
Сделали конструктор коммерческих предложений, который сам применяет коммерческую политику, считает брендирование и собирает документ за пять минут вместо трёх часов.
О клиенте
TMG — крупный поставщик корпоративных подарков и брендированной продукции, сайт для них — основной канал продаж. Мы работаем вместе с 2019 года: за это время полностью переделали платформу и продолжаем развивать её.
У TMG сложная коммерческая политика: цены зависят от объема продаж, брендирования, срочности нанесения и статуса клиента. Всё это жило в головах сотрудников и бесконечных таблицах. Менеджер собирал каждое КП вручную часами — искал позиции, считал скидку, ходил к технологу за расчётом нанесения. Пока документ собирался, конкуренты успевали прислать своё предложение.
Задача
Создать сервис для автоматического формирования коммерческих предложений — удобный, быстрый, синхронизированный со всеми источниками данных компании. Кабинет должен был:
Убрать ручную сборку коммерческих документов и разгрузить менеджеров
Зашить внутрь интерфейса всю коммерческую политику TMG — правила скидок, спецусловия, ограничения, реквизиты — чтобы все расчеты проходили автоматически.
Считать стоимость брендирования прямо в кабинете — по тиражу, цветности, типу нанесения и срочности — так, чтобы менеджеру не приходилось идти за расчётом к технологу
Поддерживать работу с несколькими юрлицами и разными форматами документов (КП, счёт, договор) с автоматической подстановкой нужных реквизитов
Решение
Конструктор КП как единый источник истины в сервисе
Коммерческая политика внутри каждой кнопки
Раньше менеджер держал в голове десятки правил: какая скидка положена клиенту при определённом объёме, как считать наценку за срочность, какие условия по отсрочке доступны конкретному юрлицу. Мы перенесли всю эту логику внутрь сервиса. Система сама подтягивает актуальные скидки, коэффициенты и условия и применяет их к расчёту.
Умный подбор товара из базы сайта
Каталог и артикулы подтягиваются из базы сайта и 1С. Менеджер видит актуальные остатки, цены и описания, добавляет позицию в КП одним кликом. Если нужен товар, которого нет в каталоге, его можно добавить прямо в редакторе, с изображением, описанием и своей ценой.
Калькулятор брендирования
Любой вид нанесения, типография, тираж, цветность, материал и срочность считаются внутри сервиса. Менеджер выбирает параметры и сразу видит итоговую стоимость. Дизайнер и технолог для расчёта больше не нужны.
Мультиюрлицо и автозаполнение реквизитов
За каждым клиентом в системе закреплено своё юрлицо по правилам, которые задаёт бухгалтерия. При сборке документа сервис сам подставляет нужные реквизиты: название компании, ИНН, расчётный счёт, подписанта. Менеджеру не нужно помнить, кто с какой компанией работает, и сверяться с таблицами.
Выгрузка в PDF, Excel и PowerPoint
Готовый документ формируется одним кликом в том формате, который удобнее клиенту. Кому‑то нужен PDF для согласования, кому‑то Excel для внутреннего пересчёта, кому‑то презентация для тендерного комитета. Все три формата создаются в фирменном стиле TMG — с логотипом, корпоративными цветами и типографикой.
Результат
Сократили время подготовки КП с 3 часов до 3–5 минут
Конверсия из лида в заказ выросла на 40%
Средний чек вырос на 80% — система сама предлагает клиенту подходящее брендирование и доп. услуги
Исключены ошибки в расчётах скидок и брендирования
Как теперь выглядит работа менеджера
Раньше сборка одного КП занимала несколько часов и требовала переписки с двумя-тремя коллегами. Сейчас менеджер выбирает клиента в справочнике, добавляет товары из каталога, отмечает нужные виды брендирования и жмёт «сформировать». Через пять минут у него готовый документ в фирменном стиле, с корректными скидками, актуальными реквизитами и точным расчётом нанесения.
Технологии и интеграции
Конструктор интегрирован с 1С и базой сайта. Цены, остатки, номенклатура и данные о клиентах приходят автоматически, ничего не нужно вбивать руками. Документы генерируются в PDF, Excel и PowerPoint, каждый в фирменном оформлении TMG.
С чего начать автоматизацию процессов в компании?
Необязательно сразу затевать огромный проект. Есть два коротких шага, чтобы понять, какой именно продукт нужен и сколько ресурсов потребуется на его разработку и поддержку.
-
Аудит продукта и процессов
За неделю разберём вашу связку: коробку, инфраструктуру, базу данных и то, как приложение ходит в 1С. Найдём, где именно теряются скорость и заказы, и скажем прямо — что можно оставить, что чинить срочно, а что дешевле обойти, как мы сделали в этом кейсе. На выходе — понятная картина и план, а не «нужно всё переписать за N миллионов».
-
Оценка проекта
Опишите, на чём сидите сейчас и что хотите получить. Вернём детальную смету по задачам, сроки и кликабельный прототип будущего продукта — ещё до старта работ. Увидите свой выход из коробки в цифрах и на экране, ничем не рискуя.
